Administratie en boekhouden voor ondernemers

In deze tijd zijn er risico’s maar ook juist veel kansen voor (beginnende) ondernemers. Er is één ding waar je helaas niet onderuit komt; de administratie en boekhouding met de nodige verplichtingen van de Belastingdienst. Of je nu een eigen onderneming hebt, wil beginnen of werkzaamheden naast je loondienst doet; wat moet je bijhouden in de administratie en boekhouding?

Heeft iedere ondernemer een administratie nodig?

Ja, iedere ondernemer is wettelijk verplicht een goede administratie op te zetten en bij te houden. De Belastingdienst heeft een OndernemersCheck waarmee je kunt zien of je ook als ondernemer wordt beschouwd voor de inkomstenbelasting en of je BTW-aangifte moet doen. Wanneer je geen ondernemer bent voor de inkomstenbelasting, kun je dat wél zijn voor de omzetbelasting.

Naast de verplichting geeft een goede administratie je ook een financieel stuurmiddel. Het geeft continu inzicht in de financiële positie van een onderneming. Hoe staat het met de inkomsten versus uitgaven? Welke facturen moeten nog worden gemaakt en welke zijn nog niet betaald?

Dit moet je bijhouden in je administratie

De Belastingdienst stelt eisen aan de administratie. Alle vastgelegde gegevens van je onderneming, op papier of digitaal, moet je inzichtelijk en controleerbaar maken. Voorbeelden hiervan zijn:

• Facturen
Zowel de ontvangen facturen en kopieën van de uitgaande facturen moet je bewaren. Verderop lees je aan welke eisen je moet voldoen bij het maken van een factuur.
• Bankafschriften
Je zakelijke af- en bijschrijvingen moeten inzichtelijk zijn. Je kunt hiervoor het beste een aparte bankrekening openen. Wanneer je belastingplichtig bent dan moeten je debiteuren, crediteuren en verschillende kostenposten traceerbaar zijn in de banktransacties.
• Kasadministratie
Bewaar alle aankoop- en verkoopbonnen waarop het BTW-tarief vermeld staat. Ook je kladaantekeningen van inkomsten en uitgaven.
• Correspondentie
Dit gaat om alle communicatie met opdrachtgevers en leveranciers zoals e-mails, brieven, contracten, offertes en andere afspraken.
• Reisadministratie
Zoals kaartjes voor het openbaar vervoer, tankbonnen en een rittenregistratie.

Urenadministratie

Door middel van een urenadministratie kun je inzichtelijk maken hoeveel uren je hebt gewerkt aan je bedrijf. Je bent ondernemer voor de Belastingdienst wanneer je 1225 uur per jaar aan je bedrijf besteed. Je komt dan in aanmerking voor fiscale aftrekposten en, wanneer van toepassing, heb je recht op zelfstandigenaftrek. In verband met de coronacrisis heeft het kabinet besloten het urencriterium in 2020 én 2021 te versoepelen. Je mag minstens 24 gewerkte uren per week noteren.

Hoe houd je je boekhouding bij?

Je kunt je gehele boekhouding uitbesteden. Er zijn ook relatief eenvoudige online boekhoudprogramma’s beschikbaar. Of gebruik bijvoorbeeld gewoon een template in Excel. Maak in ieder geval regelmatig een back-up van je boekhouding. Informatie over wat je moet bijhouden en afdragen, vind je op websites zoals die van de Belastingdienst of Kamer van Koophandel.

Op het internet kun je veel informatie en voorbeelden vinden over het bijhouden van je boekhouding. Heb je geen kaas gegeten van administratie en klinken boekhoudkundige termen als Chinees voor je? Overweeg dan een beginnerscursus om de boekhouding enigszins in eigen hand te houden. Deze zijn meestal ook online te volgen.

Factuur maken

Tenslotte; het leukste en belangrijkste gedeelte van je onderneming: de facturatie. Ook je facturen moeten voor de Belastingdienst aan bepaalde eisen voldoen. Denk hierbij aan de juridische namen, btw – en kvk nummers, btw-tarief en juiste beschrijving van de geleverde diensten. Ook hier geldt, heel flauw; leuker kun je het niet maken, wel makkelijker. Er zijn tools beschikbaar waar je factuur maken makkelijker is dan ooit; snel, foutloos en professioneel.

Tip: houd je boekhouding regelmatig bij, dit scheelt je tijd en frustratie achteraf.

Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Green Ads.